Наталья Мосунова: О персональных данных в рекрутменте и HR

 

Тема персональных данных по-прежнему остается более чем актуальной. Различные исследования и наблюдения показывают, что требования законодательства по защите персональных данных (прежде всего федерального закона ФЗ-152 «О персональных данных»), не всегда строго соблюдаются на практике. При этом грамотная работа с персональными данными особенно важна для кадрового рынка, где персональные данные, по сути, являются каждодневным элементом работы. Представляем Вашему вниманию интервью на эту тему с Натальей Мосуновой, Руководителем юридического департамента рекрутинговой компании Adecco Group Russia

 

- Наталья, давайте сначала разберемся, какая информация может быть охарактеризована как «персональные данные»?

Наталья: Это любая информация, относящаяся к конкретному лицу. То есть эти данные так или иначе позволяют идентифицировать человека, к которому они относятся, в силу своей уникальности. Например, сочетание имени и фамилии – это уже персональные данные, подлежащие защите. Более абстрактные категории (например, профессия) сами по себе к персональным данным не относятся, до тех пор пока их совокупность не позволит определить конкретное лицо.

 

- В каких случаях или при каких обстоятельствах человек может столкнуться с таким понятием как «защита персональных данных»?

Наталья: Ежедневно и почти везде, где мы вступаем во взаимодействие с государственными органами или коммерческими организациями: вы сообщаете свои, в том числе и паспортные, данные при получении пропуска в официальное учреждение; при покупке сим-карты; при обращении в поликлинику, больницу и т.д., то есть во всех ситуациях, когда вы сообщаете хотя бы имя и фамилию. Ну и, конечно, при прохождении собеседования в рекрутинговых компаниях и у потенциальных работодателей.

Разумеется, что во всех этих случаях человек имеет право на защиту своих персональных данных в порядке, установленном законодательством; а организации, получающие и обрабатывающие такие данные, должны обеспечить полный перечень мер для их защиты.

 

- И рекрутинговая компания, например Adecco, также обязана обеспечить защиту персональных данных?

Наталья: Безусловно. Более того, в нашем случае это усиленная защита данных, поскольку, во-первых, в наших базах хранятся данные более чем о 100 000 кандидатов и, во-вторых, мы входим в состав международной группы компаний, то есть в некоторых случаях данные могут поступать из других стран или передаваться в другие страны. Надо сказать, что и европейское право уделяет большое внимание вопросам защиты персональных данных; российские подходы не являются чем-то новым в этой сфере.

 

- Почему для кандидата важно, чтобы соблюдались условия защиты персональных данных в области рекрутинга?

Наталья: В процессе поиска работы кандидат и работодатели обсуждают массу вопросов, выходящих за пределы обычных анкетных данных. При этом даже утрата контроля простого факта – инженер Иван Иванов ищет работу – может привести к драматичным последствиям для Иванова, если эти данные будут сообщены нынешнему работодателю ранее, чем кандидат сам будет готов к этому. Последствия перехода телефонных номеров к лицам, которые не получали разрешения на обработку данных, уже очевидны для многих пользователей – они могут столкнуться как с недобросовестной рекламой, так и с мошенничеством. А ведь это далеко не вся информация, которая передается рекрутеру.

Ценность информации в современном обществе очевидна. И защита персональных данных производится, прежде всего, в интересах личности, к которой они относятся.

 

- Что должна сделать компания, которая планирует собирать какие-либо персональные данные о сотруднике или кандидате?

Наталья: Перечень необходимых действий зависит от многих факторов. Но во всех случаях необходимо, прежде всего, получить от кандидата согласие в письменной форме на обработку таких данных. Обязательными элементами этого документа является полный перечень передаваемых данных, цели обработки и срок, в течение которого кандидат разрешает обрабатывать свои данные. Это согласие в любой момент может быть отозвано. В этом случае все полученные от кандидата данные должны уничтожаться.

Помимо этого есть ряд требований к условиям хранения (отсутствие доступа посторонних лиц в помещение, достаточная защита компьютеров и т. п.) и внутреннему порядку в организации (обучение сотрудников, наличие локальных нормативных актов, процедур).

 

- А как быть с таким быть с такими моментами как сбор сведений о личной жизни и рекомендациях?

Наталья: Российское законодательство, следуя общемировым тенденциям, прямо запрещает любое вмешательство и даже исследование личной жизни сотрудников и соискателей без их согласия. По общему правилу, в соответствии с Конституцией и ТК РФ, работодатель вправе отслеживать только вопросы, связанные с квалификацией работника  и качеством его труда. Однако есть и некоторые исключения, касающиеся государственных органов. Если вернуться к получению рекомендаций, то здесь необходимо остановиться на двух моментах.

Первое – право обращаться за рекомендацией. Кандидат должен сам, явно и недвусмысленно выразить свое согласие на получение данных о себе от третьих лиц. Только в этом случае можно обращаться с вопросами к предыдущим работодателям, научным руководителям и коллегам. И позитивность рекомендаций или положительный для кандидата эффект от них ни в коем случае не могут заменить официального согласия на такие действия. Таким образом, даже если вы абсолютно уверены в положительных отзывах о кандидате, но у вас нет его согласия на общение с третьими лицами, делать этого нельзя.

И второе – право давать рекомендации, если к вам за ними обратились. Поскольку зачастую речь идет о беседах по телефону, необходимо четко идентифицировать сначала, кто именно обращается с запросом, и обладает ли это лицо необходимыми полномочиями, то есть опять же, предоставил ли ему кандидат право собирать рекомендации. Обычно достаточным будет получение такого подтверждения по факсу или электронной почте.

 

- Нужно ли кандидату отвечать на неудобные вопросы о личной жизни, которые, с одной стороны, могут являться частью стрессового интервью, а с другой – слишком сильным вторжением в личное пространство человека?

Наталья: Как я уже говорила, распоряжаться любой информацией о себе вправе только субъект персональных данных. То есть объем данных, который должен быть сообщен работодателю, в данном случае определяет сам кандидат. В любой момент он может остановиться и сообщить об этом.

 

- А если все-таки кандидата вынуждают ответить или он, например, растерялся, и, не зная что сказать, солгал. Будет ли это иметь последствия?

Наталья: Главное правовое последствие собеседования – это заключение трудового договора. Поэтому надо определить, в чем именно заключается ложь. Если искажены данные документов, закрепленные в ст. 65 ТК РФ (например, об образовании), то, разумеется, работодатель вправе отказаться от заключения трудового договора. По общему правилу, главным критерием выбора кандидата является его квалификация, поэтому неточности и ошибки в информации, которая относится к личной жизни кандидата, не должны приниматься во внимание. Более того, у компании нет легальных способов уличить сотрудника, скрывшего или исказившего сведения о своей личной жизни. У работника возникает право на иск о возмещении вреда, в том числе и морального, в случаях, когда кто-то исследует его личную жизнь без его согласия. А если на основе этих данных принимаются решения в рамках трудовых отношений, то это повод для безоговорочного восстановления на работе и взыскания с работодателя всех расходов, ущерба, среднего заработка.

Таким образом, общее правило для бизнеса – никакой дискриминации ни по какому основанию.

 

- Получается, работодатель не имеет права уволить сотрудника за то, что он сообщил неверные данные о личной жизни?

Наталья: Перечень оснований для одностороннего расторжения трудового договора (увольнения по инициативе работодателя) закреплен трудовым законодательством Российской Федерации. Все они связаны с ненадлежащим исполнением  работником своих трудовых обязанностей. Легальной возможности уволить работника из-за каких-то событий в его личной жизни у организации нет.

 

- А как же быть работодателю в ситуации, когда работник, например, передает какие-то важные сведения по личным каналам. Неужели и в этом случае он не имеет права собирать сведения о личной жизни сотрудника?

Наталья:  Если сотрудник нанес вред интересам предприятия (например, передал важную информацию конкурентам, поставщикам, клиентам или иным образом злоупотребил возможностями, предоставленными ему в связи с работой), то такие ситуации вполне адекватно регулируются внутренними документами компании, локальными нормативными актами (Положение о Коммерческой тайне, Положение о конфиденциальности и тому подобное). Но, повторюсь, это относится только к распространению, раскрытию и/ или незаконному использованию информации.

 

- А если кандидат или работник считает, что пределы обработки его персональных данных слишком широкие и хочет это изменить. Может ли он это сделать и как?

Наталья:  Да, в любое время сотрудник вправе отозвать свое согласие на обработку, и работодатель должен будет прекратить любые действия, связанные с персональными данными работника, за исключением прямо предписанных законом (например, подавать данные в налоговые органы или сообщать об увольнении должника судебным приставам). Но при этом работнику стоит учесть, что в подавляющем большинстве случаев это влечет для него большие неудобства. Например, запрет передавать данные третьим лицам означает, что работодатель не сможет обеспечить работника добровольным медицинским страхованием, а заработную плату придется получать в общей очереди в кассе предприятия вместо ближайшего к дому банкомата – ведь и банки, и страховые организации являются организациями, которые также обрабатывает данные.