Политика использования социальных сетевых сервисов для сотрудников

 

Во многих компаниях к социальным сетям отношение неоднозначное – отношение такой любви-ненависти. С одной стороны, в компаниях не любят, что сотрудники могут сказать что-то неподходящее или конфиденциальное, но при этом ценят то маркетинговое влияние, которое оказывает армия сотрудников, посещающих социальные сети. На примере принципов использования социальных сетей в компании Xerox эксперты показали, как это влияет на сотрудников организации.

Используете ли вы в своей работе социальные сетевые сервисы? Зачастую многих сотрудников, а не только тех, кто занимается маркетингом, просят задействовать свои личные аккаунты в социальных сетях, выступая от лица компании.

Социальные медиа лучше всего работают, если сами компании заинтересованы в привлечении социальных сетей – например, Facebook, Twitter, Tumblr, Instagram и Pinterest – для того чтобы с помощью своего маркетингового сообщения возбудить интерес «авторитетов» мира социальных сетей, что, в свою очередь, может привести к быстрому распространению информацию по всем сетям. Практически каждый работник должен участвовать в этом процессе для того, чтобы принести своей компании максимальную пользу. Сейчас личное взаимодействие представляет собой новую модель, говорится в концепции Xerox, но связана она не с массовой коммуникацией, а с массой коммуникаторов.

Социальные сетевые сервисы – бизнес рискованный.
Но у компаний могут возникнуть определенные риски, если их сотрудникам разрешают распространяться в социальных сетях. В результате, под удар может быть поставлен общественный имидж компании. А сотрудники могут столкнуться с другими рисками — обидеть свою компанию и потерять рабочие места. Социальные сети в компаниях буквально завалены историями об уволенных сотрудниках.
Между работодателем и сотрудником не должно быть никаких недомолвок в этом отношении, поэтому компаниям необходимо составить письменное руководство для своих сотрудников по использованию социальных сетей. Работники должны знать, как вести себя в социальных сетях и не только в целях безопасности, но и для того, чтобы стать более производительным. Поскольку мы все переживаем сейчас бурное время «социально сетевой» революции, ошибки могут случаться на каждом шагу.
В Xerox, например, использование социальных сетевых сервисов включено в должностные обязанности практически каждого сотрудника, но это не спасло, например, сотрудницу колл центра от увольнения за то, что она разместила несоответствующее сообщение в Instagram. Но она утверждает, что никогда не видела этот документ, потому что использование социальных сетей официально не входило в ее обязанности.

Тем не менее, концепция использования социальных сетевых сервисов в Xerox, которая является дополнением к общему кодексу поведения в компании, является отправной точкой для обеспечения лучшей коммуникации между работодателем и работником в этой «социально сетевой» революции. Но этот вопрос необходимо прорабатывать и дальше, что помочь сотрудникам стать более социализированными пользователями сетей.
10-страничный кодекс использования социальных сетевых сервисов открывается общим руководством по этикету, а далее представлены правила ведения блогов, микроблогов (н-р, Twitter), как использовать доски сообщений, социальные сети и обмениваться видео и аудио материалами.
Помимо всего прочего, сотрудники Xerox обязаны пройти обучение по принципам поисковой оптимизации у местного веб эксперта. При обсуждении вопросов, относящихся к компании Xerox, которые могут побудить кого-то купить продукцию или услуги Xerox, по требованию Федеральной торговой комиссии сотрудники обязаны представляться. А если работники компании публикуют контент, не относящийся к деятельности Xerox, они должны использовать, например, такую оговорку: «Информация на данном сайте является моей собственностью и не обязательно представляет позицию, стратегию или мнение компании Xerox.

Сотрудники должны писать от первого лица, чтобы было ощущение личной ответственности. Им не следует вступать в общественные диспуты, использовать сарказм, предъявлять этнические обвинения, оскорблять кого-то, ругаться или вести себя так, как было бы неприемлемо вести себя на рабочем месте в компании Xerox, говорится в руководстве. Также они должны демонстрировать, что уважают частную жизнь других людей, и не участвуют в обсуждении спорных или щекотливых тем, например, о политике или религии.
В руководстве Xerox есть полезные советы для сотрудников, к примеру, как стать лучшим блоггером, пользователем социальных сетей или лучше всех писать сообщения на информационных досках. Они начинаются с рекомендации о том, что необходимо иметь цель до того, как начать печатать на клавиатуре, и заканчиваются советом использовать естественный тон и всегда говорить правду. Сотрудники должны всегда действовать профессионально, если сталкиваются с неточной информацией или негативными комментариями. Также не следует писать, когда вы чувствуете себя несчастным, говорится в руководстве.

Советы по использованию Twitter, Facebook и YouTube.
Советы по ведению микроблогов немного более прямолинейны, например, необходимо понимать, что твиты становятся частью ваших постоянных записей и сотрудникам не следует комментировать каждый отдельный пост, чтобы фолловеры не следили за вами наподобие Большого Брата.
Сотрудникам следует доверять людям, которые ретвитят их сообщения, но избегать слишком маркетинговой рекламы, которая может оттолкнуть фолловеров. «Не делайте свою профессиональную страничку слишком личной, и не надо личная составляющая не должна отсутствовать вообще,» — говорится в руководстве компании.
В Facebook, сотрудники должны регулярно посещать страницы Xerox и участвовать в формировании контента. По мнению компании, комментируя или ставя лайки на посты, ваши друзья видят вашу активность в своей ленте новостей и, в результате, могут стать фанатами других страниц, имеющих отношение к Xerox.
Снимая видео для YouTube, сотрудники не должны постить личную информацию о себе или других. Видео должны быть сняты в стиле других видео Xerox. Названия видеофильмов должны иметь доступные для поиска ключевые слова, и их необходимо размещать в похожих категориях (например, рядом с видео конкурентов) для того, чтобы эти видео можно было легко найти. Видео должны иметь легко запоминающиеся описания, а также ссылку на веб сайт Xerox.
И в заключение, видеоматериал должен быть коротким, говорится в правилах компании. Эффективные видео не должны длиться более 30 секунд. Чем длиннее видео, тем сложнее удержать зрительский интерес.

А если использование социальных сетей не входит в ваши должностные обязанности?
Сотрудникам, которым по долгу службы приходится работать и с социальными сетевыми сервисами, необходимо внимательно изучить основные правила компании, которая, например, существует в Xerox, но концепцию можно развивать и дальше — и вширь, и вглубь. Но, возможно, стоит подумать и о создании руководства по использованию социальных сетей для всех сотрудников, независимо от выполняемых функций.

Поскольку грани между профессиональной и социальной жизнью, между физическим и цифровым миром все больше стираются, работодатели и работники должны знать, что они могут и чего не могут делать с социальными сетевыми сервисами, и, конечно, как они могут эффективнее использовать эти самые социальные медиа.

Источник Astera