Современный офис: люди + технологии

Любой бизнес сталкивается с ключевыми задачами: обеспечение надежного и защищенного доступа сотрудников к информации, защита интеллектуальной собственности и ценной корпоративной информации, постановка и контроль выполнения задач, управление проектами и группами и, наконец, обеспечение удобного канала коммуникации. Принимая в расчет международное развитие и планы по присутствию на рынках разных стран, команда TrackAd остановила свой выбор на продуктах, о которых расскажем в этом обзоре.

Задачи, которые стояли перед компанией:

• Легкий и быстрой обмен информацией и доступ к ней из любой точки мира и с любого устройства

• Быстрый запуск новых офисов в любой стране мира в готовым набором инструментов для работы и доступом к информации (аналог виртуального рабочего стола в онлайн версии)

• И последнее в списке задач, но совсем не последнее по важности – обеспечение безопасности.

С учетом вышесказанного, компания остановила свой выбор на следующих продуктах:

Коммуникации и доступ к файлам 

Первое, разумеется работа с файлами и почтой.

Для e-mail маркетинга используется хорошо всем известная MailChimp. Детально описывать, наверное, не имеет смысла, так как продукт многим знаком, стоит сказать, что на продвинутых тарифных планах доступны сравнительные отчеты и мультивариативные тестирования, что позволяет понять, какие рассылки воспринимаются лучше и имеют больше откликов, и настроить соответственно следующие. Что дает нам MailChimp:

• Это удобный канал коммуникации с нашими текущими клиентами, потенциальными и подрядчиками
• Единовременный охват и информирование большого числа подписчиков: 1 письмо можно сразу отправить всей базе > 500 подписчиков
• Можно создавать разные базы, группы, сегменты подписчиков по разным признакам и работать с каждой группой индивидуально
• Можно использовать предложенные удобные и красивые темплейты, а можно легко создавать свой собственный, что мы чаще всего и делаем
• Удобная аналитика и отчеты в режиме онлайн
• Интеграция с Pipedrive, SurveyMonkey (программой для составления опросов), Facebook (мгновенное размещение того же текста письма на странице в FB)

Этот канал используем либо для регулярной новостной рассылки (общие новости компании, новости об обновлении продукта, обучающие статьи) либо для спонтанного информирования о чем-то важном и срочном.

Пример страницы Отчеты со статистикой по всем рассылкам (диаграмма)

Для распределённых офисов и, впрочем, не только для них важна возможность доступа к рабочим файлам и почте из любой точки мира. Кто-то предпочитает пользоваться для этих задач GMAIL и Google Drive, в TrackAd же отдают предпочтение Dropbox Business и G Suite.

Единая структура и схема папок для каждого офиса позволяет любому найти необходимый документ максимально быстро и сохранить все изменения в облаке. По сути, при открытии нового офиса (сейчас, например, TrackAd открывает офис в Бразилии) создаётся копия структуры на родном для команды языке и сетап занимает намного меньше времени по шаблону. Владелец бизнеса при этом всегда имеет возможность посмотреть все необходимые данные и отчеты в любой момент времени в любом месте на любом устройстве. Такая любовь к мобильным приложениям и облакам неслучайна — все 3 основателя имеют за плечами большой опыт в e-commerce и профессионально умеют обращаться с сложными инструментами. По сути и TrackAd — онлайн инструмент для отслеживания маркетинговых компаний в интернете — агрегатор, упрощающий жизнь многим e-маркетологам (инструмент консолидирует всю необходимую информацию для управления Вашими платными маркетинговыми кампаниями).

• Gmail, Документы, Диск и Календарь для бизнеса
• Корпоративная почта с адресами в домене
• Управление доступом в том числе с мобильных устройств
• Много места для хранения
• Круглосуточная поддержка в режиме реального времени

Безопасность 

Безусловно, первая ассоциация со словом «безопасность» у пользователя – Антивирус. В TrackAd используется Антивирус Касперского вместе с файрволлом, что позволяет надежно защитить файлы и доступ от несанкционированного доступа. Решения от Касперского победили в честной борьбе, по итогам параллельного тестирования 2 антивирусных продуктов (второй продукт не распознал вирус и проиграл).

Однако иногда угроза может исходить и не из вне. Клиенты в нашем бизнесе предоставляют доступ к конфиденциальной информации, без которого невозможны настройка и отслеживание работы системы. Защита доверенной конфиденциальной информации наши клиентов безусловно очень важна для нас. Поэтому мы выбрали самое лучше решение – Dashlane. Dashlane — программа, которой доверяют 5 миллионов пользователей из более чем 150 стран.

Программа Dashlaneдля передачи паролей в зашифрованном виде позволяет не опасаться за сохранность информации и возможность кражи или случайного использования в нерабочих целях. По сути, сотрудник получает доступ к программам и сервисам, не имея возможности сохранить логин и пароль. Кроме того, в случае если компания расстаётся с сотрудником можно не переживать о том, что необходимо срочно сменить все пароли и не перебирать в уме все сервисы и службы, к которым у сотрудника был доступ.

Управление задачами и проектами 

Доступ к файлам и сохранность паролей — это здорово, но необходимо ставить задачи, отслеживать их выполнение и видеть прогресс работы. Для этих целей в TrackAd используется JIRA — это продукт, предназначенный для организации процесса контроля запросов и задач, имеющий часть функциональности обычно присущей большим и дорогим системам управления проектами. Можно организовать контроль разработки проектов, раздав задачи исполнителям, можно определить свой собственный метод движения заданий — от создания к исполнению и контролю результатов, сконфигурировать правила уведомления о событиях всех участников процесса, управлять правами доступа пользователей и делать многое другое.

Удобный канал коммуникации

Вторым используемым продуктом в этой группе является – Slack – корпоративный мессенджер.

 Созданный одним из основателей фотосервиса Flickr, мессенджер Slack в технологической прессе окрестили убийцей электронной почты. Slack интегрирует в свои каналы сообщения из других приложений для общения и работы, становясь своеобразным хабом и позволяя не переключаться между разными мессенджерами, а также регулировать уровень «шума». (в Slack используется сценарий «нахождения в комнате» при котором сообщения из всех групп не сыпятся на пользователя, он видит сообщения только в группе или комнате, в которой находится). Реализована также возможность одновременной работы в нескольких группах, но пользователю нужно выбирать «текущую» команду. Каждый участник команды получает уведомления только о тех сообщениях, которые обращены конкретно ему. При этом, доступны архивы сообщений во всех каналах и всегда можно перечитать. Есть набор горячих клавиш, заметно упрощающий и ускоряющий работу. Кроме того, приложение отличается высокой стабильностью работы.

 Основные преимущества:

• Может использоваться, чтобы заменить Skype и другие мессенджеры, использующиеся для общения между сотрудниками, а также корпоративную почту
• имеет общие каналы (#general) (для обсуждения корпоративных моментов) и приватные (#secretchat)
• Отдельным плюсом мессенджера является его интеграция с другими сервисами, такими как MailChimp, DropBox, Pipedrive, Trello и многими другими.
• Интеграция файлов и ссылок, Поиск по всему архиву сообщений, плюс по тексту внутри сохранённых PDF
• Для каждой темы можно создать отдельный чат.
• Ссылки на ресурсы и картинки сами подгружаются и отображаются примерно, как в ФБ.

CRM

Для управления продажами используется CRM система Pipedrive, которая позволяет отследить все сделки на всех этапах.

Систему отличает простота использования, методология операционно-ориентированных продаж, которая на программном уровне позволяет сконцентрироваться на самом важном, знать какие действия потребуют внимания в скором времени.

В целом этот набор инструментов и программ обеспечивает бесперебойность бизнес-процессов по всему миру и легкую интеграцию новых сотрудников и целых офисов в структуру компании TrackAd и ее документооборота, коммуникационных каналов и CRM.

Безусловно, самое интересное и продуктивное использование достигается при совместном использовании сервисов, объединенных в единую экосистему. Если есть связь между всеми этими инструментами, это оптимизирует все процессы, экономит время.

Интересно было бы детально рассмотреть эту взаимосвязь и совместную работу, но это тема уже другого обзора. Надеемся, Вам понравился данный обзор и возможно Вы даже решите принять эстафету и написать обзор о своей компании и программах, которые упрощают совместную работу и общение с коллегами. Присоединяйтесь к #ModernOfficeChallenge. Будем рады.

Максимильян Жаке, генеральный директор TrackAd