Удаленка: за, против, воздержался

Маргарита Саяпина,
начальник отдела организационного развития и оплаты труда «СИБУР — Центр обслуживания бизнеса»

«СИБУР — Центр обслуживания бизнеса» — это многофункциональный сервисный центр «СИБУРа», оказывающий предприятиям компании комплексные услуги в области экономики и финансов, бухгалтерского и налогового учета, информационных технологий, управления персоналом, документационного и информационного обеспечения. Офис располагается в Нижнем Новгороде.

Баланс личного и рабочего времени
Сегодня вне зависимости от должности сотрудники стремятся к более свободному распоряжению собственным временем. Ответом со стороны работодателя может быть предложение работать удаленно (частично или на постоянной основе).

Выгодна такая практика и для компании: позволяет оптимально использовать офисное пространство и снизить затраты на обслуживание рабочих мест. Кроме того, возможность удаленной работы является инструментом мотивации для сотрудников с высоким уровнем ответственности и самоорганизации. Поэтому компания получает конкурентное преимущество, определенный бонус, привлекающий профессиональных кандидатов. Решение обеих задач в настоящее время актуально для «СИБУР — ЦОБ», поэтому руководство компании активно пробует и внедряет практику удаленной работы.

Подготовительный этап проходил в двух направлениях:

• IT-служба и служба экономической безопасности «СИБУРа» проводили тестирование выбранного технического решения, работали над обеспечением качественной работы всех используемых сотрудниками информационных систем и ресурсов на мобильном решении.
• HR-специалисты изучали опыт компаний-«пионеров» в области удаленной работы: «ВымпелКом» (© Beeline), ABBYY, IBM, и прорабатывали требования к профилю сотрудника на «удаленке», к организации рабочего места, а также правила удаленной работы для «СИБУР — ЦОБ».

Удаленный формат доступен не всем отделам
Следующим шагом стало выявление направлений, для которых возможен удаленный режим. Так, функционал, связанный с очным общением с клиентами, управлением людьми, работой с оригиналами документов, обработкой информации строго конфиденциального характера, управлением ИТ-системами, был исключен из периметра проекта.

Отдельно были отражены риски, связанные с работой из дома:

• снижение эффективности работы,
• нарушение трудовой дисциплины,
• усложнение контроля за работой сотрудников со стороны руководителя,
• риск разглашения конфиденциальной информации.

Проверка гипотез и минимизация выявленных рисков — задача пилотного проекта по запуску удаленной работы.

Пилотный запуск проекта
Пилотная группа из 6 сотрудников компании, работа которых связана с внесением информации в информационные системы, была запущена в октябре 2016 года. Постоянный мониторинг хода тестирования практики удаленной работы осуществляла экспертная группа, готовая оказать всестороннюю поддержку участникам «пилота». В состав рабочей группы вошли: руководитель подразделения, специалисты служб IT, HR и безопасности.

В ходе тестирования проводился мониторинг влияния удаленной работы на производительность подразделения, на оценку качества сервиса клиентами, на управляемость подразделения, на удобство работы как сотрудников, работающих из дома, так и тех, кто остался в офисе. Параллельно технические специалисты проводили мониторинг работы используемых систем и ресурсов, тестировали скорость их работы в условиях офиса и в условиях работы через мобильное решение. А также отрабатывали пожелания и замечания сотрудников по работе технических средств.

Ключевые принципы удаленной работы
Для понимания настроений сотрудников, отношения к новым условиям работы и ощущения общего комфорта проводились еженедельные замеры социального настроения. Участников «пилота» просили простым методом оценить рост или снижение по сравнению с прошлой неделей объема выполненной работы, качества и скорости выполнения задач, способности гибко работать с несколькими задачами, возможностей заниматься саморазвитием и взаимодействовать с коллегами по рабочим задачам.
Отдельно сотрудникам предлагали оценить эффективность самодисциплины за прошедшую неделю, возможности коммуникации, а также общий комфорт работы в изменившихся условиях, в том числе с точки зрения семьи и быта. Все замечания и предложения, выработанные участниками пилотного проекта, были тщательно изучены и использованы в дальнейшем в работе компании.

В ходе этапов подготовки и тестирования были разработаны ключевые принципы применения удаленной работы в «СИБУР — ЦОБ». Вот они:

1. удаленная работа как привилегия для опытных и дисциплинированных сотрудников,
2. удаленная работа не применяется в период адаптации новых работников,
3. чередование «домашних» и «офисных» дней для вовлечения персонала в работу по общим задачам подразделения, поддержания корпоративной культуры, реализации принятых в компании управленческих практик,
4. оснащение сотрудников средствами коммуникации (Skype for Business), гарнитурами для более качественного общения по аудио- и видеосвязи.

В целом сотрудники позитивно встретили нововведение. Работники пилотного подразделения компании, блока поддержки бизнеса восприняли переход на удаленную работу с воодушевлением. Учитывая специфику пилотного проекта, они столкнулись с некоторыми сложностями с техническим оснащением, которые уже были решены к этапу широкого внедрения нового режима работы.

Важно быть в общем информационном поле

Те, кто ранее с тревогой думал о будущей оторванности от находящегося в офисе коллектива, отметили, что ощущают себя по-прежнему в общем информационном поле со своим подразделением. Это стало возможным благодаря средствам коммуникации, возможностям участвовать в совещаниях посредством аудио- и видеоподключений, фиксации всех вопросов и договоренностей в рабочей электронной почте. Живущие далеко от офиса сотрудники особенно оценили выигрыш во времени, возможность комфортно организовать свои утренние и вечерние часы.

По отзывам самих сотрудников и их руководителей, эффективность в «домашние» дни не снизилась относительно офисного ритма. Одновременно внедрение удаленной работы выявило несовершенства в бизнес-процессах, тем самым дав новый импульс совершенствованию алгоритмов работы и схем взаимодействия в компании.

Удаленная работа: риски и преимущества
После изучения опыта, полученного в ходе тестового периода, проведя подготовку материально-технической базы (закупка необходимого оборудования и программного обеспечения), «СИБУР — ЦОБ» приступил к фазе активного внедрения новой практики.

Что уже реализовано:

• разработан подход по настройке и выдаче необходимого оборудования,
• организован инструктаж работников перед переводом на удаленную работу,
• организовано внесение дополнений, связанных с работой в новых условиях, в трудовые договоры сотрудников,
• сформирован и реализуется план применения удаленной работы в подразделениях «СИБУР — ЦОБ», что позволяет компании принимать новый функционал по обслуживанию предприятий холдинга «СИБУР» без расширения офисных площадей,
• готовятся обучающие программы, которые помогут сотрудникам на удаленной работе перестроить формат рабочего взаимодействия с руководителями, усилить навыки контроля результата и управления временем.

Несколько наблюдений из опыта «СИБУР — ЦОБ»:

• технические средства и программные продукты должны обеспечивать полную функциональность для работников как в офисе, так и дома,
• законодательная база в части регулирования трудовых отношений с работниками, не находящимися на территории офиса работодателя, в России пока только прорабатывается. Не лишним будет запросить рекомендации регулирующих органов при разработке кадровых документов,
• изучение настроений в коллективе, ожиданий и тревог сотрудников, учет этой информации в коммуникациях о планируемых изменениях позволяет сделать внедрение новых условий работы позитивным опытом,
• удаленная работа неизбежно несколько ослабляет связь между сотрудником и руководителем. Поэтому для сохранения эффективности труда на уровне не ниже прежнего важно быть уверенным, что рабочие процессы выстроены достаточно оптимально.