Под конец года ко всем прочим задачам HR – сведению бюджетов, закрытию вакансий и другим – добавляется еще одна, находившаяся до этого в спящем режиме: «хвосты» отпусков.
История вопроса связана с Новым годом, а точнее с новогодними праздниками. В 2004 году в Трудовой кодекс внесли изменения, согласно которым люди получили отдых с 1 по 5 января. А в 2012 году каникулы продлили до восьми дней – с 1 по 8 января. С учетом выходных общий отдых составляет примерно 10 дней – почти полноценный отпуск. Именно по этой причине сотрудники стали меньше отдыхать в течение года, а длинные майские праздники добавили «масла в огонь». Многим хватает праздничных дней для отдыха, и свой законный оплачиваемый отпуск они используют лишь частично. И эта ситуация – огромная зона риска для работодателей.
Ст. 115 ТК РФ говорит, что сотрудник имеет право не менее чем 28 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска. А некоторым категориям сотрудников дается и больше дней. Их в любом случае необходимо использовать, и одна из частей отпуска должна быть не менее 14 дней. В то же время работодатель может определять, когда предоставлять отдых. Скажем, если компания запланировала сотруднику все дни отдыха в сентябре, в этом месяце ему и отдыхать. Для этого и создается график отпусков – локальный нормативный акт, регулирующий систему отпусков в организации. От соблюдения этого документа сотрудник не может отказаться. Исключением являются лишь некоторые льготные категории, которые могут выбирать время отпуска по своему усмотрению /по заключению врача. К ним, например, относятся: женщины перед декретным отпуском и после отпуска по уходу за ребенком, женщины и одинокие мужчины с двумя и более малолетними детьми, почетные доноры и т.д.
Так или иначе, почти в любой компании есть сотрудники с «хвостами». У некоторых они достигают 50, 100 и более дней. В нашей практике был случай, когда человек за 11 лет работы отгулял всего 3 недели. А это уже серьезное нарушение. Штраф за непредоставленный отдых составляет 50 тыс. рублей на каждого сотрудника. Кроме того, Инспекция по труду обяжет в течение месяца закрыть «хвосты». Кроме того, если нет графика отпусков, по факту нарушается право работника на отдых, установленное ТК РФ. Следовательно, если работодатель не исполняет свое право на планирование отпусков, работник может отдыхать в удобный для него момент. Сотрудникам это, очевидно, по душе, а вот работодателям – отнюдь.
Прим этом во многих компаниях используется совсем другая схема. Сотрудник пишет заявление на отпуск, а работодатель его согласовывает и своевременно оплачивает. Все, казалось бы, просто. Но такой вариант работает только до конфликта, когда организация вдруг откажется отпустить человека в отпуск в желаемое для него время. Или же нестыковки и нарушения увидит ГИТ при проверке. Да и просто закрыв «хвосты» в текущем году, вы не гарантируете, что они не появятся вновь в следующем. Как же тогда правильно решить вопрос с графиком отпусков?
Закон позволяет сторонам договориться о разделении отпуска на части, одна из которых, как я уже сказала, должна быть не менее 14 дней. Подтверждением такой договоренности является заявление сотрудника о разделении отдыха на несколько периодов, которое согласует компания. Однако, документ этот надо писать не накануне очередного отпуска, а один раз в год – перед подготовкой графика отпусков в компании на следующий год. Правильную, абсолютно законную и открытую схему я представляю так: составляется график отпусков на год, в котором надо указать общее количество дней отпуска и его даты. Перед этим каждый сотрудник пишет заявление о его разделении на части. Если же отпуск придется перенести, ничто не мешает это сделать: надо лишь согласовать с руководителем.
Решить вопрос с накопившимися днями у сотрудников, чтобы начать новый год с «чистого листа», можно несколькими способами. Первый вариант – сделать так, как предпишет ГИТ, но не дожидаясь инспекторов: отправить в неиспользованный отпуск. Увы, сделать это вряд ли возможно, если накопилось 50 и более дней. В таком случае может подойти более радикальный вариант: расторгнуть с человеком трудовой договор по соглашению сторон, выплатив компенсацию за неиспользованный отпуск, а на следующий день вновь принять его на работу. Ограничения у этого варианта тоже могут быть: например, этого не предусматривает корпоративная политика или откажется сотрудник, который не захочет терять стаж и другие возможные льготы. Третий способ выйти из ситуации – предоставлять отпуск по выходным дням. Фактически сотрудник находится на месте всю рабочую неделю и в то же время получает оплату за отпуск. В нашей практике инспекторы в ходе проверок спокойно относятся к такому варианту, если человек сам писал заявление на отпуск.
Да, переход на открытую и понятную систему с графиком отпуском – это серьезный проект. Он потребует изменения мышления у руководства и персонала и времени на принятие новой схемы. По нашему опыту, от 2 до 4 лет применения графика потребуется на то, чтобы к нему все привыкли и научились планировать на перспективу. Но именно тогда вы будете уверены, что компания полностью соблюдает закон, и увидите, что работа стала эффективнее: задачи не переносятся, сотрудники не конфликтуют, а график стал преимуществом, а не обременением.
Автор: Елена Кожемякина, Управляющий партнер юридической фирмы BLS
