Как организовать работу распределенных команд: кейс IT-компании

 

Как сделать удаленную работу продуктивнее, сохранить мотивацию сотрудников и корректно отслеживать KPI, если решили не возвращаться в офис после карантина.  

Кризис 2020 года показал, что работать удаленно могут почти все компании. Те кто, не смог вовремя адаптироваться и перевести сотрудников на работу из дома –– понесли убытки. После снятия ограничений многие фирмы приняли решение сохранить дистанционный формат, а некоторые –– расширили штат удаленных сотрудников и нанимают больше людей из других городов. 

Александр Пряхин, основатель компании Outlines Tech, работал с распределенными командами еще до карантина и за годы выработал свои правила эффективного взаимодействия. Главными советами и лайфхаками делимся в этой статье. 

Распределенные команды: преимущества для бизнеса

Распределенная команда работает из разных локаций и взаимодействует удаленно. Формат, который стал необходимостью в 2020 году. Если в 2019 –– многие менеджеры в офисах считали переход на удаленку почти невозможным, то в 2020 

–– они оперативно освоили Zoom и почти круглосуточный режим работы. 

Но у распределенных команд есть и свои плюсы. Работодателям нет необходимости тратить средства на аренду офиса, а сотрудникам –– свое время на дорогу до него. Без привязки к городу рекрутеры и менеджеры быстрее находят специалистов, которые охотнее соглашаются на удаленную работу. Кроме того, в регионах ожидания по заработной плате у кандидатов меньше, что также помогает бизнесу сократить расходы. Если у вашей команды получится прокачать навыки удаленной работы, построить комфортный график и сократить количество стресса, то освободится много времени, которое раньше тратилось на пробки по дороге домой. 

В чем основные трудности

Те, для кого удаленка –– это новый формат, традиционно сталкиваются со сложностями:

1. Граница между работой и личной жизнью. У новичков в удаленной работе пропадет видимая граница между профессиональными задачами и досугом. К примеру, приглашения в Zoom приходят в девять вечера, а ответить в Slack нужно во время обеда. 

2. Граница между семьей и работой. Свой кабинет дома есть далеко не у всех. Поэтому приходится вырабатывать специальные правила для домашних и объяснять, что онлайн-совещания это тоже важно, и вам иногда необходимы уединение и тишина.

3. Концентрация на задачах. Когда work-life balance выстроен, домашние относятся с пониманием и не отвлекают, мы начинаем отвлекать себя сами –– включаем сериал или игру в танки, иногда отвечая в мессенджерах. В 2020 году просмотр сериалов в рабочее время увеличился в разы, и для многих людей стало большим вызовом сконцентрироваться на работе. 

Руководители же во время дистанционной работы столкнулись с другими проблемами: 

1. Какие сервисы использовать для коммуникации?

2. Как интегрировать в коллектив и общую работу новых сотрудников?

3. Как контролировать эффективность, если не видишь коллег?

4. Конфликт в коллективе или вам просто ответили без смайлика? Дискоммуникация.

5. Как работать с документами?

6. Как внедрять новые практики и обучаться?

Лайфхаки для контроля эффективности 

Основное решение почти всех проблем прокрастинации сотрудников –– сразу нанимать тех, кто готов работать. Потому что даже в офисе есть много приемов для создания вида интенсивной трудовой деятельности. 

На удаленке сложно считать часы, зато легко проверить результат. Мы анализируем, сколько сотрудники действительно сделали, а не сколько часов они были онлайн. У нас в команде нет тайм-трекеров, а также видео- и скриншот- записей экранов. Мы верим в то, что свободное распоряжение временем дает рабочий результат, а наши сотрудники достаточно ответственны. Доверительные отношения в коллективе –– тоже важный элемент общей эффективности команды. 

Для коммуникаций используем Slack и Zoom. Для каждого проекта или вида деятельности есть свой канал: пишем по делу, без флуда. Обычная практика –– ежедневные митапы в назначенное время: обсуждаем повестку, задачи и текущие проблемы. Для визуального контакта можно включать видео, а в Slack использовать фото на аватарах. 

Все срочные вопросы решаются оперативно: письменно или голосом. Иногда эффективнее связаться в Zoom на пять минут и обсудить проблему, чем 20 минут обсуждать ее в чате. Но быть на связи в мессенджере в рабочее время –– обязательное условие. 

Для контроля процессов, правил и базы знаний используем Notion. Для контроля и распределения задач среди разработчиков –– таск-трекеры: Jira, Asana, Trello. Разработчики не тратят время на обсуждения, а сразу приступают к задачам, так как: 

––в «to do» только то, что берем в работу прямо сейчас;

––приоритетность устанавливается положением в списке и не вызывает вопросов;

––все дедлайны обозначены отдельно, а постановки прикреплены к задаче.

Как сделать созвоны продуктивнее

У нас в команде есть два вида созвонов: ежедневные запланированные митапы на 15-30 минут и спонтанные звонки. 

Ежедневные проходят примерно в одно и то же время. На них мы обсуждаем ключевые статусы и изменения в планах. Если вопрос не касается всей команды, то он обсуждается отдельно, чтобы не тратить время всех сотрудников. В целом команда находится в контексте всех текущих дел за счет постоянного общения в мессенджерах и регулярного обновления таск-трекера. 

Спонтанные созвоны создаются за одну секунду ботом, если возникает срочный вопрос. Когда планируем звонки с командами заказчиков, то по электронной почте заранее формируем повестку и ключевые тезисы встречи. Это позволяет сделать обсуждение максимально предметным и не тратить лишнее время. 

С проблемой разных часовых поясов справляемся просто: договариваемся об удобном времени звонка с учетом локаций всех участников встречи. Большая разница во времени может быть полезна: например, разработчик в зоне МСК+5 обычно выполняет поставленные в таск-трекере задачи, пока московская команда спит. Ежедневные митапы и обсуждение актуальных вопросов проходят в часы, когда у разработчика еще не закончился рабочий день, а у тимлида он уже начался. Основная идея – заранее договориться о времени ежедневных звонков, графике присутствия в мессенджерах и форматах решения задач. 

Мотивация команды на удаленке 

Командный дух поддерживаем нерабочими онлайн-активностями: участвуем в хакатонах, обсуждаем тренды, запускаем стартапы и инициативы внутри компании, пробуя новые технологии. Много шутим и обмениваемся мемами из TikTok. 

Мы изначально стараемся собирать близких по духу и мышлению людей в одной команде, и не приемлем токсичность в коллективе. Кроме того, у нас есть канал, в котором регулярно рассказываем о релизах, достижениях и успехах команды. Коллектив и каждый сотрудник в отдельности видят результат своего труда, имеют возможность поделиться и обсудить его с коллегами, что всегда поднимает настроение и мотивацию даже во время удаленной работы.