Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – одна из самых актуальных тем года.
Опыт компании BLS показывает, что 40% кадровых документов не имеют подписей сотрудников, на удаленке эта доля еще больше. Но главное – из-за этого при конфликтах работодатели проигрывают 70% трудовых споров. ЭЦП успешно закрывает риски, а для удаленной работы цифровая подпись – единственный реальный инструмент общения с сотрудниками. А еще это и серьезная экономия. По оценке, при штате 300 человек вы экономите от 150 тыс. рублей в месяц. Главное – правильно внедрить, несмотря на пробелы в законодательстве.
С
точки зрения работодателя ЭП дает 5 важных преимуществ: не нужна бумага
и место для ее хранения, документы согласовываются оперативно, вы не
тратите деньги на командировки, чтобы получить подписи, правки в ЛНА
вносятся, когда нужно вам. Наконец, вы докажете, что сотрудника
ознакомили с документов.
Оформить ее можно с помощью различных инструментов, например, 1С,
Adobe и другие программы. Но проще и удобнее –
на базе электронной почты, ведь она есть у всех. По сути, надо лишь
легализовать взаимодействие таким образом и прописать это в ЛНА,
трудовых договорах и должностных инструкциях.
Самый
эффективный способ подтверждать ознакомление и подпись – использовать
электронную цифровую подпись. Ее законодательным основанием является
Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 №63-ФЗ.
Базируясь на этом законе, можно выделить главные ее принципы: компания
может выбрать любой вид ЭЦП, использовать для нее любую систему, а
проверяющие органы обязаны принять эту подпись. Соответственно, нельзя
признавать подпись, которая не имеет юридической
силы.
Существует 3 вида подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Наиболее надежная – усиленная квалифицированная, но она и самая дорогая. Надо детально оценить затраты и выгоды ее внедрения. Вместе с тем для большинства процессов достаточно простой ЭП – чтобы подписывать кадровые документы: допсоглашения, отчеты, заявления об отпусках и т.д. При этом оформить и выдать ее может и сам работодатель, тогда как для усиленных ЭЦП нужен Удостоверяющий центр.
Да,
для подписания трудового договора и его расторжения мы обычно
используем «живую» подпись. Но уже сейчас усиленной ЭЦП можно
подписывать трудовые и ученические договора и допсоглашения, а все
текущие кадровые
процедуры (приказы, заявления, отчеты и т.д.) – простой электронной
подписью. И эти возможности кардинально оптимизируют ваши трудозатраты.
По опыту ее внедрения
HR-службы экономят до 60% времени на оформление и подписание документов.