Как оформить документы с удаленными сотрудниками

 
Публикация 20 из 20 по теме Трудовое право

К1 января 2021 года заработали поправки в Трудовой кодекс о дистанционной работе. В них дистанционную работу приравняли к удаленной и четко прописали обязанности работодателей и сотрудников. Рассказываем, как правильно обмениваться документами с удаленщиками, определять их график работы и увольнять.

Новые виды удаленной работы

Теперь по закону дистанционная работа делится на три вида.

Постоянная —Вне офиса в течение всего срока трудового договора.

Временная —По соглашению сторон непрерывно на срок до полугода.

Периодическая (комбинированная) —Можно чередовать работу в офисе и дома.

В исключительных случаях, таких как пандемия, работодатель может временно отправить сотрудников на удаленную работу без их согласия (разберем подробнее в последнем разделе статьи). При этом компания обязана сохранить стационарное рабочее место и вернуть сотрудника в офис, когда условия для удаленки перестанут действовать.

Еще одна мера защиты дистанционных сотрудников — право на сохранение зарплаты. Гарантию специально закрепили из-за того, что некоторые компании снижали удаленщикам зарплаты, полагая, что дома люди работают меньше.

Теперь такое не пройдет: если задачи, которые выполняет сотрудник, не изменились, компания не вправе понизить зарплату. За это могут привлечь к административной ответственности по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ и наложить штраф от 30 тысяч до 50 тысяч рублей. Зарплату ущемленным сотрудникам тоже придется доплатить.

Как обмениваться документами

До 2021 года для оформления любых документов с удаленщиками подходила только усиленная квалифицированная электронная подпись. Теперь процедуру упростили и добавили другие формы обмена.

Чтобы закрепить трудовые отношения, подойдет как обычный, так и электронный трудовой договор. Для электронного обмена работодателю всё еще понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику — усиленная квалифицированная или неквалифицированная. Оформление каждой стоит от 2500 руб.

С  помощью электронной подписи можно заключить и расторгнуть:
трудовые договоры,
• допсоглашения,
• договоры о материальной ответственности,
• ученические договоры.

Как регулировать рабочее время и отдых

Вы вправе установить удаленному работнику фиксированный или гибкий режим работы. Закрепить график можно в локальном акте, коллективном или трудовом договоре. Для периодической удаленки нужно определить режим работы из дома и из офиса. Допустим, прописать, что три дня в неделю работник трудится дома, а два — в офисе. Если не сделать этого, сотрудник будет вправе сам выбирать время для работы.

Больше всего споров вызвал пункт о праве удаленного сотрудника быть не на связи. В ТК это прописали фразой: «Время взаимодействия с работодателем включается в рабочее время». Это значит, что, если руководитель беспокоит работника после официального окончания рабочего дня, потраченное на общение время нужно оплачивать как сверхурочную работу.

Но можно подстраховаться и установить ненормированный рабочий день.

Тем, кто работает на удаленке постоянно, полагается такой же отпуск, как любому офисному работнику, — не менее 28 рабочих дней ежегодно. На временную удаленку распространяется график отпусков, действующий в компании.

Если захотите вызвать дистанционного сотрудника в офис, нужно соблюдать особые правила. Тем, кто временно работает на удаленке, достаточно сообщить об этом по почте или по телефону, а постоянным удаленщикам придется оформлять командировку.

Как возмещать расходы сотрудников

Для удаленки работодатель должен предоставить сотруднику всё необходимое: компьютер, наушники, антивирус и VPN, дистанционный доступ к сети офиса и т. д.

По договоренности работник может использовать свое или арендованное оборудование — тогда компания обязана выплатить компенсацию за использование и возместить расходы. Этот момент часто упускают при оформлении документов, и зря: работник может узнать о положенной компенсации и потребовать ее через трудовую инспекцию или суд. Чтобы избежать этого, укажите размер и порядок выплат в коллективном договоре, локальном акте, трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Не прописав порядок возмещения таких затрат, вы нарушаете трудовое законодательство даже в том случае, если сотрудник не требует компенсации. Для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей это грозит штрафом от одной до пяти тысяч рублей, а для организаций — от 30 тысяч до 50 тысяч.

За что можно уволить сотрудника на удаленке

До 2021 года работодатели могли сами определять основания для увольнения удаленных сотрудников — например, за не вовремя сданную работу. Теперь условия четко определены законом и самописные правила не действуют.

Зато помимо общих оснований (по соглашению сторон и т. п.) вы можете уволить удаленщика еще по двум причинам:

1Сотрудник на удаленке не выходит на связь два рабочих дня подряд (можно установить более длительный срок). До увольнения нужно запросить у работника письменное объяснение. Если причина «прогула» окажется уважительной, уволить сотрудника будет нельзя.

2 Сотрудник на постоянной удаленке переехал в другую местность, из-за чего не может трудиться на прежних условиях. Фактически это будет не увольнение, а расторжение трудового договора из-за возникших обстоятельств. Но если по документам работу можно выполнять из любого места, такое основание для увольнения действовать не будет.

Что такое вынужденная удаленка

В законе прописали исключительные случаи, когда компании обязаны временно перевести персонал на дистанционную работу. Это нужно сделать, когда:

1Решение о переводе на удаленку принял орган государственной власти или местного самоуправления.

2 Здоровье или нормальные жизненные условия населения находятся под угрозой.

Сам факт исключительных обстоятельств должна подтвердить федеральная власть или органы местного самоуправления. Собственно, так и произошло с пандемией коронавируса.

Для перехода на вынужденную удаленку хватит локального нормативного акта, составленного с учетом мнения профсоюза. Опишите в акте причину, срок перевода, список работников, которые пойдут на удаленку, порядок выдачи им оборудования или компенсации расходов, способы взаимодействия. Компания при этом должна научить сотрудников пользоваться оборудованием и ПО, если с этим есть сложности.

Если дистанционная работа невозможна — такая ситуация, например, в ресторанном и строительном бизнесе, — компания обязана оплатить простой по независящим от сторон причинам. За время, пока работник не выполняет свои обязанности, нужно компенсировать не менее 2/3 тарифной ставки или оклада.

Автор: Юлия Девяткова Юрист

Источник

<< Поправки в закон «Об образовании»: что будет с просветительской деятельностью НКО?
 
 

Еще на HRpuls.ru: