К1 января 2021 года заработали поправки в Трудовой кодекс о дистанционной работе. В них дистанционную работу приравняли к удаленной и четко прописали обязанности работодателей и сотрудников. Рассказываем, как правильно обмениваться документами с удаленщиками, определять их график работы и увольнять.
Новые виды удаленной работы
Теперь по закону дистанционная
работа делится на три вида.
Постоянная —Вне офиса в течение всего срока трудового договора.
Временная —По соглашению сторон непрерывно на срок до полугода.
Периодическая (комбинированная) —Можно чередовать работу в офисе и дома.
В исключительных случаях, таких как пандемия, работодатель может временно отправить сотрудников на удаленную работу без их согласия (разберем подробнее в последнем разделе статьи). При этом компания обязана сохранить стационарное рабочее место и вернуть сотрудника в офис, когда условия для удаленки перестанут действовать.
Еще одна мера защиты дистанционных сотрудников — право на сохранение зарплаты. Гарантию специально закрепили из-за того, что некоторые компании снижали удаленщикам зарплаты, полагая, что дома люди работают меньше.
Теперь
такое не пройдет: если задачи, которые выполняет сотрудник,
не изменились, компания не вправе понизить зарплату. За это
могут привлечь к административной ответственности по ч. 6 ст. 5.27
КоАП РФ и наложить штраф от 30 тысяч до 50 тысяч рублей.
Зарплату ущемленным сотрудникам тоже придется доплатить.
Как обмениваться документами
До 2021 года для оформления
любых документов с удаленщиками подходила только усиленная
квалифицированная электронная подпись. Теперь процедуру упростили
и добавили другие формы обмена.
Чтобы закрепить трудовые отношения, подойдет как обычный, так
и электронный трудовой договор. Для электронного обмена работодателю всё
еще понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись,
а работнику — усиленная квалифицированная или неквалифицированная.
Оформление каждой стоит от 2500 руб.
С помощью электронной подписи можно заключить и расторгнуть: • трудовые договоры,
• допсоглашения,
• договоры о материальной
ответственности,
• ученические договоры.
Как регулировать рабочее время
и отдых
Вы вправе установить удаленному
работнику фиксированный или гибкий режим работы. Закрепить график можно
в локальном акте, коллективном или трудовом договоре. Для периодической
удаленки нужно определить режим работы из дома и из офиса.
Допустим, прописать, что три дня в неделю работник трудится дома,
а два — в офисе. Если не сделать этого, сотрудник будет вправе
сам выбирать время для работы.
Больше всего споров вызвал пункт о праве удаленного сотрудника быть
не на связи. В ТК это прописали фразой: «Время взаимодействия
с работодателем включается в рабочее время». Это значит, что, если
руководитель беспокоит работника после официального окончания рабочего дня,
потраченное на общение время нужно оплачивать как сверхурочную работу.
Но можно подстраховаться
и установить ненормированный рабочий день.
Тем, кто работает на удаленке постоянно, полагается такой же отпуск,
как любому офисному работнику, — не менее 28 рабочих дней ежегодно.
На временную удаленку распространяется график отпусков, действующий
в компании.
Если захотите вызвать дистанционного сотрудника в офис, нужно соблюдать
особые правила. Тем, кто временно работает на удаленке, достаточно
сообщить об этом по почте или по телефону, а постоянным
удаленщикам придется оформлять командировку.
Как возмещать расходы сотрудников
Для удаленки работодатель должен
предоставить сотруднику всё необходимое: компьютер, наушники, антивирус
и VPN, дистанционный доступ к сети офиса и т. д.
По договоренности работник может использовать свое или арендованное
оборудование — тогда компания обязана выплатить компенсацию
за использование и возместить расходы. Этот момент часто упускают при
оформлении документов, и зря: работник может узнать о положенной
компенсации и потребовать ее через трудовую инспекцию или суд. Чтобы
избежать этого, укажите размер и порядок выплат в коллективном
договоре, локальном акте, трудовом договоре или допсоглашении к нему.
Не прописав
порядок возмещения таких затрат, вы нарушаете трудовое законодательство даже
в том случае, если сотрудник не требует компенсации.
Для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей это грозит
штрафом от одной до пяти тысяч рублей, а для организаций —
от 30 тысяч до 50 тысяч.
За что можно уволить сотрудника
на удаленке
До 2021 года работодатели могли
сами определять основания для увольнения удаленных сотрудников — например,
за не вовремя сданную работу. Теперь условия четко определены законом
и самописные правила не действуют.
Зато помимо общих оснований (по соглашению сторон и т. п.) вы можете
уволить удаленщика еще по двум причинам:
1Сотрудник
на удаленке не выходит на связь два рабочих дня подряд (можно
установить более длительный срок). До увольнения нужно запросить
у работника письменное объяснение. Если причина «прогула» окажется
уважительной, уволить сотрудника будет нельзя.
2 Сотрудник на постоянной удаленке переехал в другую местность, из-за чего не может трудиться на прежних условиях. Фактически это будет не увольнение, а расторжение трудового договора из-за возникших обстоятельств. Но если по документам работу можно выполнять из любого места, такое основание для увольнения действовать не будет.
Что такое вынужденная удаленка
В законе прописали
исключительные случаи, когда компании обязаны временно перевести персонал
на дистанционную работу. Это нужно сделать, когда:
1Решение
о переводе на удаленку принял орган государственной власти или
местного самоуправления.
2 Здоровье или нормальные жизненные условия населения находятся под угрозой.
Сам факт исключительных
обстоятельств должна подтвердить федеральная власть или органы местного
самоуправления. Собственно, так и произошло с пандемией коронавируса.
Для перехода на вынужденную удаленку хватит локального нормативного акта,
составленного с учетом мнения профсоюза. Опишите в акте причину, срок
перевода, список работников, которые пойдут на удаленку, порядок выдачи
им оборудования или компенсации расходов, способы взаимодействия. Компания
при этом должна научить сотрудников пользоваться оборудованием и ПО, если
с этим есть сложности.
Если дистанционная работа невозможна — такая ситуация, например,
в ресторанном и строительном бизнесе, — компания обязана
оплатить простой по независящим от сторон причинам. За время,
пока работник не выполняет свои обязанности, нужно компенсировать не менее
2/3 тарифной ставки или оклада.
