При поиске сотрудников работодатели уделяют пристальное внимание кандидатуре секретаря. Это обусловлено тем, что роль, отведенная данному сотруднику, очень важна: неслучайно его часто называют лицом компании. Именно секретарь становится первым представителем компании, с которым встречается клиент, и от того, насколько качественно он делает свою работу, зависит первое впечатление от организации. В связи с этим особое значение приобретает имидж секретаря. О том, как его сформировать, изданию «Офис Light» рассказывает Юлия Анисимова, генеральный директор компании Office Line (группа компаний АНКОР).
Современные требования к секретарю
Международные компании всегда ищут на позицию секретаря сотрудников со знанием английского, а иногда и других иностранных языков – чаще всего немецкого, французского, китайского. Важную роль играет образование: обычно рассматривают соискателей с высшим или незаконченным высшим в области экономики, менеджмента, лингвистики. В компаниях узких специализаций – горнодобывающих, инженерных, нефтехимических, химико-фармацевтических – преимуществом обладают кандидаты с профильным образованием. Необходимо также в совершенстве владеть письменным и устным русским языком, иметь опыт работы с офисными программами. Ценится высокая скорость печати.
Зачастую на секретарей возлагают не только стандартные обязанности, но и сложные нетривиальные задачи, поэтому особую важность в глазах работодателя приобретает готовность сотрудника брать на себя ответственность за результат. Навыки, необходимые для решения поставленных задач, приобретаются с опытом.
Формирование образа. Три в одном
Профессиональный образ секретаря складывается из множества качеств: пунктуальности, внимательности к работе, стрессоустойчивости, ответственности, умеренной инициативности и высокой самоорганизации. В вопросах, связанных со своей компетенцией, секретарь должен проявлять самостоятельность и сознательность, а не дожидаться указаний руководителя. Стоит отметить, принимая то или иное решение, секретарю нужно быть уверенным, что оно соответствует требованиям инструкций и регламентов и поддержит имидж организации в целом.
Внутренний образ сотрудника секретариата должен соответствовать определенным требованиям, среди которых клиентоориентированность, гибкость, лояльность, знание делового этикета, вежливость, доброжелательность и оптимизм. Важна не только приятная улыбка, но и желание и готовность помочь. Образ секретаря транслирует, что к нему всегда можно обратиться и получить ответ. Именно поэтому принято улыбаться, поднимать глаза, а иногда и вставать из-за стойки ресепшен и первым идти на контакт, здороваться с посетителями и предлагать им помощь.
Помимо двух вышеназванных образов (профессионального и внутреннего), секретарь должен поддерживать и внешний образ, тем самым подкрепляя имидж квалифицированного специалиста. Под внешним образом понимается макияж умеренных тонов, волосы, собранные в пучок или хвост, аккуратный маникюр пастельной гаммы, невысокие каблуки, неброские аксессуары, аккуратность в одежде и сдержанная манера поведения. Немаловажно уметь подчеркнуть свои достоинства и скрыть недостатки.
Сегодня актуально создавать имидж секретаря, используя матрицу, которая объединяет все три образа — профессиональный, внешний и внутренний — в единую систему.
На первом этапе сотрудник самостоятельно проводит диагностику своего образа с помощью открытых источников – профессиональной литературы, изучения трендов в деловом стиле. Затем формируется идеальная картинка, как должен выглядеть современный секретарь. В имиджелогии это называется “status id”.
На втором этапе следует определить “status quo” – фактическое мнение окружающих о текущем образе секретаря. В этом вопросе помогут консультации непосредственного руководителя.
В результате сравнения “status id” и “status quo” определяется, есть ли между ними расхождение. Если выявлено несовпадение, констатируется наличие «проблемы имиджа» и принимается решение о его коррекции, определяются векторы дальнейшего развития.
Профессиональная карьера в значительной мере зависит от того, удастся ли специалисту создать правильный имидж.
Стиль одежды. Уроки английской королевы
Секретарям, как и членам королевской семьи, не так легко выбрать одежду. Они не могут просто открыть платяной шкаф и надеть то, что придется по душе. Необходимо придерживаться строгих правил этикета, которые касаются всех деталей гардероба и аксессуаров. Во многом они идентичны правилам королевского этикета. Секретарю необходимо олицетворять уверенное положение компании на рынке — так же, как королеве Англии необходимо олицетворять стабильность своей страны. В одежде не должно быть ничего кричащего и провокационного – элегантность превыше всего. Платье непременно должно закрывать плечи, не допускается глубокое декольте. Юбка должна касаться колен или быть едва выше, длина мини неприемлема.
Ткань должна быть довольно плотной, не просвечивающей, не маркой и комфортной в носке. При выборе блузки или рубашки следует отдать предпочтение той, в составе которой, помимо хлопка, есть эластан – такая вещь не будет сильно мяться.
Цветовая гамма часто ограничена черным, синим и серым. Однако в последнее время все больше компаний вводят в дресс-код секретарей яркие цвета, особенно те, которые соответствуют фирменному стилю компании (например, небесно-голубой, сочный зеленый).
Следует отдавать предпочтение колготкам телесного или светло-серого цвета, без узоров. Обувь также не должна привлекать к себе внимание. Обычно выбирают классические туфли с закрытым и немного сужающимся мысом. Королевский протокол, как и нормы компаний, исключают ношение обуви на слишком высоком и узком каблуке.
Важен навык правильного ношения аксессуаров, таких, например, как шейный платок. Секретарю рекомендовано знать несколько способов ношения платков и завязывания узлов.
Как правило, секретарь самостоятельно подбирает одежду для работы, руководствуясь данными правилами. Однако некоторые компании закупают или отшивают специальную форму, полностью отвечающую их стандартам. Во многих компаниях для секретарей предусмотрена комната, в которой они могут переодеться в деловой костюм и обработать его паром, чтобы он выглядел максимально элегантным.
Секретов и тонкостей, которые позволят секретарю стать успешным, очень много. В этой статье были упомянуты лишь некоторые из них. Более того, их количество с каждым годом растет. Чтобы быть в тренде, секретарю следует регулярно читать профессиональную литературу, посещать тренинги, которые позволят ему профессионально развиваться, и, анализируя собственные неудачи, прикладывать усилия к тому, чтобы избегать их в будущем. Таким образом, путем проб и ошибок секретарь получает опыт, который высоко ценится работодателями.
