Высвободить своё время и сфокусироваться на стратегических задачах возможно благодаря системе администрирования офисных функций (Business Process Administration), позволяющей учитывать все особенности вашего бизнеса, одновременно сводя к минимуму кадровые издержки.
На российском рынке кадровых услуг формат администрирования
бизнес-процессов (ВРА) возник относительно недавно, но очень быстро оказался
востребованным. Данная модель оптимизации представляет собой разновидность
административного аутсорсинга, для которой характерны следующие особенности:
компания-провайдер предоставляет клиенту на определённый срок необходимое
количество кадровых ресурсов, полностью беря на себя оформление трудовых
отношений.
Бизнес
нуждается в услуге BPA,
когда:
- возникла потребность нарастить кадровый ресурс
в связи реализацией какого-либо проекта, будь то сезонные работы, расширение
производства или старт нового бизнеса;
- нужно сосредоточиться на основной
деятельности, не отвлекаясь на сопутствующие административные задачи, связанные
с оформлением сотрудников и их дальнейшим сопровождением;
- назрела необходимость сократить расходы на
администрирование персонала;
- стала
очевидной нехватка временных и собственных кадровых ресурсов для работы на
проекте;
- у зарубежной компании нет
представительства и отсутствует юридическое лицо на территории РФ, а для
развития бизнеса нужны квалифицированные кадры.
Задачи,
которые решает BPA
- Провайдер берёт на себя все административные
функции, связанные с реализацией услуг для бизнеса. Именно поставщик является
официальным работодателем, а значит, ведёт всю бухгалтерскую и кадровую документацию,
осуществляет расчёт и выплату заработной платы, налоговых отчислений и
социальных взносов, следит за исполнением трудового законодательства при
возникновении страховых случаев.
- Также на внешнего провайдера можно
переложить управление дополнительными административными задачами, такими как
организация деловых поездок, обучения, корпоративной мобильной связи и др.
- Кроме того, провайдер уделяет пристальное
внимание вопросам охраны труда в соответствии с российским законодательством.
- В зависимости от условий конкретного
договора, провайдер также может осуществлять деятельность по подбору персонала
и поиску замены.
Выбор
провайдера — первый шаг к успеху
Важно провести аудит потенциальных
поставщиков на самом раннем этапе, проверив финансовую историю и отзывы о предполагаемом
партнёре. Необходимо учитывать, что проекты, подразумевающие использование
формата аутсорсинга, зачастую базируются на постоплате услуг. Именно поэтому
финансовое положение провайдера должно быть устойчивым и стабильным.
Также рекомендуется
уделить внимание истории непосредственно юридического лица, с которым
заключается контракт, и проверить её. Сам бренд может давно присутствовать на
рынке, однако частая смена юридических лиц может быть тревожным сигналом и
свидетельствовать о том, что провайдер уклоняется от соблюдения действующего
законодательства.
Немаловажным фактором при
выборе поставщика является стоимость продукта. Убедиться в адекватном
соотношении цены и качества поможет Open Book, максимально раскрывающий бюджет и демонстрирующий
ценообразование.
Однако слишком
привлекательная цена также может насторожить, если при этом провайдер жертвует
соблюдением прав сотрудников. Нарушения — в диапазоне от «серой» заработной
платы, заключения ГПХ вместо трудового договора до уклонения от уплаты налогов —
могут привлечь внимание государственных контролирующих органов как к
провайдеру, так и к заказчику.
Стоит присмотреться к
корпоративным ценностям и принципам провайдера, от которых в немалой степени зависит
успешное взаимодействие. BPA
—
это решение для компаний, делающих ставку на бережное отношение к сотрудникам и
не практикующих нарушения прав, таких как увольнение одним днём. BPA подразумевает соблюдение трудового
законодательства и заботу о людях.
По итогам тендера мы рекомендуем выбрать ещё
одного резервного поставщика, к которому можно будет обратиться, если с текущим
провайдером по тем или иным причинам возникнут сложности. И, наконец, на старте
проекта необходимо согласовать детализированную дорожную карту,
регламентирующую план запуска и дальнейшего взаимодействия.
Грамотно оформленные взаимоотношения с
провайдером — залог успеха всего начинания, о чём скажут конкретные результаты.
- Сокращение нагрузки на штатный персонал и,
возможно, даже численности штатного персонала: специалистов по КДП и HR, юристов, бухгалтеров, специалистов
по охране труда.
- Прямая экономия — провайдер может
предложить привлекательную цену на те или иные услуги, используя предусмотренные
действующим законодательством льготы: например, при заказах, связанных с IT-деятельностью, соответствующе
аккредитованное ЮЛ позволяет уменьшить издержки на страховые взносы, что
существенно сокращает бюджет на ФОТ.
- Минимизация рисков возникновения трудовых
споров.
- Способность оперативно и гибко реагировать
на потребности бизнеса, опираясь на экспертизу и опыт провайдера.
- Возможность сконцентрироваться на самом
важном, оптимизируя административную поддержку.
Автор: Анна Захарова, руководитель аутсорсинговых проектов, Hays Talent Solutions.
